2uandtrilogy.com

Ieškote patarimų, kaip tapti Excel profesionalu?

Niekas negali paneigti, kad svarbu gerai įvaldyti Excel biure.

Tačiau tiek pradedantieji, tiek patyrę vartotojai nebūtinai žino visus naudingus patarimus.

Taigi čia yra 20 patarimų ir gudrybių, kaip paversti jus „Microsoft Excel“ profesionalu:

1. Vienu paspaudimu pasirinkite viską

Galbūt žinote, kaip pasirinkti visus langelius naudodami klaviatūros klavišus Control (Ctrl) + A.

Tačiau nedaugelis vartotojų žino, kad tik vienu kampinio mygtuko paspaudimu, kaip parodyta žemiau, visi duomenys parenkami akimirksniu.

2. Atidarykite kelis failus vienu metu

Kai vienu metu reikia naudoti kelis failus, užuot atidarius juos po vieną, yra gudrybė, kurią reikia atidaryti visus vienu paspaudimu.

Pasirinkite norimus atidaryti failus ir paspauskite klavišą Enter. Visi failai bus atidaryti vienu metu.

3. Perjunkite kelis Excel failus

Kai atidarytos kelios skaičiuoklės, nėra labai patogu jas perjungti.

Ir jei jums nepavyks naudoti netinkamo failo, galite pakenkti visam projektui.

Norėdami lengvai perjungti failus, naudokite spartųjį klavišą Ctrl + Tab.

4. Meniu pridėkite naują nuorodą

Pagal numatytuosius nustatymus viršutiniame meniu yra 3 spartieji klavišai: Išsaugoti, Anuliuoti ir Daryti iš naujo.

Bet jei norite naudoti daugiau sparčiųjų klavišų, pvz., Kopijuoti ir Įklijuoti, galite juos pridėti tokiu būdu:

Failas -> Parinktys -> Įrankių juosta -> Greita prieiga ir pridėkite Iškirpti ir įklijuoti iš kairės į dešinę stulpelį ir išsaugokite.

Tada viršutiniame meniu pamatysite 2 sparčiuosius klavišus.

5. Į langelį įtraukite įstrižainę liniją

Kai kuriate, pavyzdžiui, klientų adresų sąrašą, pirmame langelyje gali tekti nubrėžti įstrižainę skiriamąją liniją.

Tai naudinga norint atskirti stulpelio ir eilutės informaciją. Bet kaip tai padaryti?

Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite langelį, tada spustelėkite Format Cells, Borders ir galiausiai mygtuką apačioje dešinėje (įstrižainė žemyn) ir patvirtinkite.

6. Vienu metu pridėkite kelis stulpelius arba eilutes

Tikrai žinote, kaip pridėti naują eilutę arba naują stulpelį.

Tačiau šis metodas sugaišta daug laiko. Kadangi operaciją turite pakartoti tiek kartų, kiek turite pridėti stulpelių ar eilučių.

Geriausias sprendimas yra pasirinkti kelis stulpelius arba kelias eilutes, tada dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite pasirinkimą ir išskleidžiamajame meniu pasirinkite „Įterpti“.

Tada naujos eilutės bus įterptos virš eilutės arba stulpelio, kurį pasirinkote pirmiausia, kairėje.

7. Greitai perkelkite duomenis iš kelių langelių

Jei norite perkelti duomenų stulpelį darbalapyje, greičiausias būdas yra pasirinkti stulpelį ir nukreipti žymeklį virš stulpelio krašto.

Ir kai jis virsta sukryžiuotų rodyklių formos piktograma, spustelėkite ją ir leiskite paspausti, kad laisvai perkeltumėte stulpelį ten, kur norite.

Ką daryti, jei taip pat reikia nukopijuoti duomenis? Prieš perkeldami stulpelį, tiesiog paspauskite valdymo klavišą (Ctrl). Naujas stulpelis nukopijuos visus pasirinktus duomenis.

8. Greitai ištrinkite tuščius langelius

Pildant informaciją darbui, kartais pritrūksta duomenų. Dėl to kai kurios ląstelės lieka tuščios.

Jei reikia pašalinti tuos tuščius langelius, kad skaičiavimai būtų teisingi, ypač kai nustatote vidurkį, greičiausias būdas yra išfiltruoti visus tuščius langelius ir pašalinti juos vienu paspaudimu.

Pasirinkite stulpelį, kurį norite filtruoti, tada spustelėkite Duomenys ir filtras. Spustelėkite Atšaukti pasirinkimą ir pasirinkite paskutinę parinktį, pavadintą Empty Cells.

Taip pasirenkami visi tušti langeliai. Jūs tiesiog turite juos ištrinti, kad jie išnyktų.

9. Kaip atlikti grubią paiešką

Galbūt žinote, kaip įjungti sparčiąją paiešką naudodami Ctrl + F spartųjį klavišą.

Bet ar žinojote, kad naudojant simbolius galima atlikti apytikslę paiešką? (klaustukas) ir * (žvaigždutė)?

Šie simboliai skirti naudoti, kai nesate tikri, kokių rezultatų ieškote. Klaustukas turi būti naudojamas norint pakeisti vieną simbolį, o žvaigždutė – vieną ar daugiau simbolių.

Ir jei jums įdomu, kaip ieškoti klaustuko ar žvaigždutės, tiesiog pridėkite bangos simbolį ~ priešais, kaip nurodyta toliau.

10. Kaip iš stulpelio išskirti unikalias reikšmes

Ar kada nors turėjote masyvą, kuriame norėjote iš stulpelio išskirti unikalias reikšmes?

Tikriausiai esate susipažinę su „Excel“ filtro funkcija, tačiau nedaug žmonių naudoja išplėstinį filtrą.

Tačiau tai naudinga norint iš stulpelio išskirti unikalias vertes. Spustelėkite atitinkamą stulpelį, tada eikite į Duomenys -> Išplėstinė. Pasirodys iššokantis langas.

Šiame iššokančiajame lange spustelėkite Kopijuoti į kitą vietą. Tada pasirinkite, kur norite kopijuoti unikalias reikšmes, užpildydami lauką Kopijuoti į. Norėdami užpildyti šį lauką, galite tiesiogiai spustelėti pasirinktą sritį. Taip išvengiama tikslių verčių įvedimo.

Viskas, ką jums reikia padaryti, tai pažymėti laukelį Ištraukimas be dublikato ir spustelėkite Gerai. Tada unikalios reikšmės bus nukopijuotos į jūsų nurodytą stulpelį ir gali būti palygintos su pradinio stulpelio duomenimis.

Dėl šios priežasties rekomenduojama nukopijuoti unikalias reikšmes į naują vietą.

11. Apribokite įvestus duomenis su duomenų patvirtinimo funkcija

Norint išlaikyti duomenų nuoseklumą, kartais reikia apriboti reikšmes, kurias vartotojai gali įvesti langelyje.

Toliau pateiktame pavyzdyje žmonių amžius turi būti sveikas skaičius. Ir visi šioje apklausoje dalyvaujantys asmenys turi būti nuo 18 iki 60 metų amžiaus.

Norėdami užtikrinti, kad šiai amžiaus grupei nepriklausantys dalyviai neįves duomenų, eikite į Duomenys -> Duomenų patvirtinimas ir pridėkite patvirtinimo kriterijus.

Tada spustelėkite skirtuką Įvesties pranešimas ir įveskite tokį pranešimą: „Amžiui nurodyti naudokite sveiką skaičių. Amžius turi būti nuo 18 iki 60 metų“.

Taigi vartotojai gaus šį pranešimą, kai užves pelės žymeklį ant paveiktų langelių, ir gaus įspėjamąjį pranešimą, jei įvestas amžius nepatenka į šį amžiaus intervalą.

12. Greita navigacija su Ctrl + rodyklės mygtuku

Kai paspausite Ctrl + bet kurį klaviatūros rodyklės klavišą, akies mirksniu galite pereiti į 4 darbalapio kampus.

Jei reikia pereiti į paskutinę duomenų eilutę, pabandykite spustelėti Ctrl + rodyklę žemyn.

13. Paverskite eilutę į stulpelį

Reikia peržiūrėti duomenis stulpeliuose, kai jie yra prisijungę?

Nereikia iš naujo įvesti visų duomenų. Štai kaip tai padaryti.

Nukopijuokite sritį, kurią norite paversti stulpeliu. Tada užveskite žymeklį ant eilutės langelio, kuriame turi būti pateikti duomenys.

Redaguokite, tada įklijuokite specialų. Pažymėkite langelį Perkelta ir spustelėkite Gerai. Jūsų duomenys dabar rodomi stulpelyje.

Atminkite, kad šis triukas taip pat tinka paversti stulpelį eilute.

14. Atidžiai slėpkite duomenis

Beveik visi „Excel“ vartotojai žino, kaip paslėpti duomenis dešiniuoju pelės mygtuku spustelėdami ir pasirinkę Slėpti.

Tačiau susirūpinimą kelia tai, kad tai galima lengvai pamatyti, jei skaičiuoklėje turite mažai duomenų.

Geriausias ir lengviausias būdas tvarkingai paslėpti duomenis yra naudoti specialų langelio formatą.

Norėdami tai padaryti, pasirinkite sritį, kurią norite užmaskuoti, tada dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite, kad pasirinktumėte Formatuoti langelius.

Pasirinkite Pasirinktinis ir perkelkite žymeklį į tipą. Įveskite kodą ";;;" be kabučių. Paspauskite OK. Dabar ląstelės turinys yra nematomas.

Šie duomenys bus matomi tik peržiūros srityje šalia mygtuko Funkcija.

15. Sujunkite kelių langelių turinį į 1 vienetą

Norint sujungti kelių langelių turinį, nereikia naudoti sudėtingų formulių. Jei žinote, kaip naudoti simbolį &, jums nereikės jaudintis.

Žemiau yra 4 stulpeliai su skirtingu tekstu kiekviename. Bet kaip juos sujungti į 1?

Pasirinkite langelį, kuriame norite rodyti rezultatą. Tada naudokite formulę su &, kaip parodyta toliau ekrano kopijoje.

Galiausiai įveskite Enter, kad visas A2, B2, C2 ir D2 turinys būtų sujungtas į vieną langelį, kuris suteiks LizaUSA25 @.

16. Keisti iš mažųjų į didžiąsias

Norite pakeisti iš mažųjų raidžių į didžiąsias? Štai paprasta formulė, kaip tai padaryti.

Funkcijos lauke tiesiog įveskite CAPITAL, kaip parodyta toliau esančioje ekrano kopijoje.

Ir norėdami pakeisti didžiąsias raides į mažąsias, įveskite SMALL. Galiausiai, norėdami dėti didžiąją raidę tik ant 1-osios raidės, įveskite NOMPROPRE.

17. Kaip įvesti reikšmę, prasidedančią 0

Kai reikšmė prasideda skaičiumi nuliu, „Excel“ automatiškai pašalina nulį.

Šią problemą galima lengvai išspręsti pridedant apostrofą prieš pirmąjį nulį, kaip parodyta toliau.

18. Paspartinkite sudėtingų terminų įvedimą naudodami automatinį taisymą

Jei sudėtingą tekstą reikia įvesti kelis kartus, geriausias būdas tai padaryti yra naudoti automatinio taisymo funkciją.

Ši funkcija automatiškai pakeis jūsų tekstą tinkamu tekstu.

Paimkite, pavyzdžiui, École Polytechnique, kurią galima pakeisti paprastesniu žodžiu, pvz., Poly. Kai funkcija suaktyvinta, kiekvieną kartą įvedus Poly, ji ištaisoma École Polytechnique.

Patogu, ar ne? Norėdami suaktyvinti šią funkciją, eikite į Failas -> Parinktys -> Patvirtinimas -> Automatinis taisymas. Tada užpildykite tekstą, kurį pakeisite tinkamu tekstu, kaip parodyta toliau:

19. Vienu paspaudimu gausite automatinius skaičiavimus

Daugelis žmonių žino, kad įdomią informaciją, pvz., Vidurkis ir Suma, galima lengvai gauti pažvelgus į būsenos juostą apačioje dešinėje.

Bet ar žinojote, kad galite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti šią juostą, kad gautumėte daugybę kitų automatinių skaičiavimų?

Išbandykite ir pamatysite, kad turite pasirinkimą.

20. Pervardykite darbalapį dukart spustelėdami

Yra keletas būdų, kaip pervardyti darbalapius. Dauguma žmonių dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite jį ir tada pasirenka Pervardyti.

Bet tai sugaišta daug laiko. Geriausias būdas tai padaryti – dukart spustelėti norimą pervardyti skirtuką ir pervardyti jį čia tiesiogiai.

Štai ką, tikiuosi, dabar jautiesi šiek tiek patogiau su Excel :-)

Atminkite, kad šie pavyzdžiai yra pagrįsti „Microsoft Excel 2010“, bet taip pat turėtų gerai veikti „Excel 2007“, 2013 arba 2016 m.

Kur pigiai nusipirkti Excel?

Norite pigiai nusipirkti Microsoft Excel?

Taigi aš rekomenduoju „Office 365“ rinkinį, kuriame yra „Excel“ programinė įranga. Čia galite rasti už mažiau nei 65 €.

Taip pat atkreipkite dėmesį, kad yra 100% nemokamų alternatyvų. Atraskite mūsų straipsnį šia tema čia.

Ar jums patinka šis triukas? Pasidalinkite ja su draugais Facebook.

Taip pat atrasti:

5 geriausia NEMOKAMA programinė įranga, pakeičianti „Microsoft Office Pack“.

Kaip sukurti klaviatūros simbolius: Paslaptis pagaliau atskleista.